Sunday, June 28, 2015

Asystentka szuka pracy w USA - część 2 - screening interview.


Wysłaliśmy nasze resume i co dalej? Czasami w ogóle, czasami od razu, a czasami dopiero za kilka tygodni możemy otrzymać telefon z HR z zaproszeniem na tak zwany screening interview. Co takiego i jak się to je? Otóż screening interview to pierwsza część w procesie zatrudnienia, stosowana przez potencjalnych pracodawców i rekruterów w celu ocenienia czy kandydat ma odpowiednie kwalifikacje na otwierane stanowisko. Ten etap starań o pracę może odbyć się w formie telefonicznej, videokonferencji lub osobistego spotkania. Na miejsca spotkań najczęściej wybiera się siedzibę firmy pracodawcy, agencję rekrutującą, ale też targi pracy na przykład. Często te pierwsze rozmowy nazywane są dość nieelegancko wyrywaniem chwastów, ale wiele jest w tym prawdy.



Screening interview to krótka sesja pytań i odpowiedzi, mająca na celu zweryfikowanie informacji, które aplikant umieścił w swoim podaniu o pracę. Nieprawdziwe dane są szybko wychwytywane, wykluczając kandydata z kolejnych etapów procesu.  Dodatkowo rozmowy przeprowadzane osobiście pozwalają rekrutującym "wyczuć" kandydata i jego  ewentualne dopasowanie się do kultury korporacyjnej.
Zaproszenie na taką rozmowę "przesiewową" to dobry znak, ponieważ oznacza to zazwyczaj, iż pracodawca na podstawie przesłanych dokumentów, uznał nasze kwalifikacje za odpowiadające jego wymaganiom.


Przygotowując się do swojej rozmowy odwiedziłam niezliczoną liczbę stron internetowych. Wśród najczęściej pojawiających się pytań znalazła się poniższa super 5:

1/ WHY ARE YOU INTERESTED IN THIS POSITION?

Odpowiadając na to pytanie należy się skupić na swoich kwalifikacjach i ich wykorzystaniu na oferowanym stanowisku.

2/ TELL ME ABOUT YOURSELF?

Bardzo mylące pytanie, zwłaszcza dla osób dopiero wkraczających w świat zawodowy. Rekrutera interesuje tylko twoja zawodowa strona, nie prywatna. Dlatego rozmowy nie zaczynamy od przedstawienia się, podania naszego wieku, miejsca zamieszkania i zainteresowań. Odpowiedź ma być ściśle profesjonalna. W przypadku pracy administracyjnej może to brzmieć następująco:

I bring over ... years of experience in the administration industry where I have been known for my expertise in office software, online research, tracking and organizing supervisors' projects and schedules as well as dyplomatically representing my managers on all levels.

3/ WHY ARE YOU  LEAVING YOUR CURRENT JOB?

To pytanie może być trochę podchwytliwe. O byłym lub obecnym pracodawcy nie mówmy źle, nawet jeżeli praca jest dla nas źródłem stresu i zmartwień. Starajmy się wybrnąć w sposób dyplomatyczny.

I am looking at this new position as the next step in my career path. I am ready for new challenges and responsibilities.

4/ WHAT DO YOU KNOW ABOUT OUR COMPANY?

Bardzo ważne pytanie. Tylko od ciebie zależy jak dobrze się do niego przygotujesz. W dobie łatwego dostępu do informacji, wystarczy wizyta na stronie www firmy i dokładne jej przestudiowanie.

5/ WHAT QUESTIONS DO YOU HAVE FOR ME?

Ta część to kwestia osobistych preferencji i tego co chciałbyś wiedzieć, a co nie zostało powiedziane. Czasu nie jest wiele, dlatego warto poświęcić trochę czasu na przygotowanie swoich pytań. 

Could you describe a typical day of a person holding this position?

What are the strenghts and weaknesses of this position?

What skills are most important to you?

Is this newly created position?

Rozmowa w cztery oczy jest zawsze trudniejsza od tej telefonicznej. Rozmawiając przez telefon możemy leżeć wygodnie w fotelu w dresach z podpowiedziami na kartce. Poniżej kilka graficznych wskazówek na udaną rozmowę telefoniczną:



Wracając do spotkania face-to-face, nawet na piętnasto minutowe spotkanie należy się profesjonalnie ubrać. Ja stawiam na sukienki, marynarki i buty na obcasie. Włosy spięte, dające wrażenie ładu i zorganizowania :). Przecież psychologia działa w dwie strony!

Screening interview powinien się zakończyć informacją o dalszym etapie procesu zatrudnienia. Zazwyczaj jest tak, że  osoby kwalifikujące się do kolejnego etapu otrzymują telefon z HR do kilku dni po pierwszej rozmowie. Do osób, którym się nie powiodło wysyłane są listy drogą pocztową.

Polecam dokładne przygotowanie się do każdej rozmowy. To krótkie 15 minut może okazać się kluczowe dla kariery zawodowej.

Co dzieje się dalej? W następnym wpisie poczytacie o pytaniach pojawiających się na szczegółowej rozmowie o pracę administracyjną, testach umiejętnościowych i psychologicznych, a także o obowiązkowych listach z podziękowaniem.





Tuesday, June 16, 2015

Asystentka szuka pracy w USA - część I - resume.

Jak już wcześniej zostało to ustalone, bieżący rok jest dla mnie czasem dużych zmian. Po objęciu w posiadanie nieruchomości z ogrodem :), postanowiłam przenieść swoją "karierę zawodową" na następny poziom. Zaraz zaraz, żeby była jasność, mój ulubiony zawód na świecie to bycie mamą i tego nic nigdy nie zmieni. Ponieważ jednak moje ukochane dziecko spędza w szkole prawie 7 godzin, postanowiłam spróbować swoje 3 godziny dziennie zamienić na trochę więcej. Byłoby idealnie, gdybym pracowała 6. Miałabym wtedy wystarczająco dużo czasu na dom i ogród. Nie zawsze jednak od razu ma się to, czego się pragnie. 
Dla niewtajemniczonych od roku pracuję na stanowisku PGA - Playground Aide w jednym ze szkolnych "dystryktów". Wszystkich tych, którym się wydaje, że to nic wielkiego pragnę zaskoczyć. Otóż proszę mi uwierzyć, że jestem bardziej zmęczona po tych 3 godzinach biegania z dzieciakami na placu zabaw, rozwiązywania ich osobistych dramatów, których nigdy nie można lekceważyć oraz pomagania im w czasie przerwy na lunch, niż po 8 godzinach intelektualnego wysiłku spędzonych w biurze. 
Zatem idąc śladem mojego dotychczasowego "polskiego" doświadczenia zawodowego, postanowiłam sięgnąć po trochę więcej. 
Ten post będzie o tym w jaki sposób przygotować się do rozmowy o pracę na stanowisko administracyjne. Mam nadzieję, że komuś pomoże, a przynajmniej skróci czas wyszukiwania w sieci pomocnych treści.


Na początek coś co w Polsce nazywamy życiorysem lub cv. W Ameryce ten dokument funkcjonuje pod nazwą resume.
Kiedy po przyjeździe do USA podjęłam pierwsze próby poszukiwania pracy, były one bardzo mizerne, żeby nie powiedzieć zupełnie nieskuteczne. Zastanawiałam, gdzie popełniam błąd i co powoduje brak zainteresowania moją osobą. Po analizie interesujących mnie ogłoszeń o pracę, wypełniałam kwestionariusz, przygotowywałam list motywacyjny i cv. Na próżno. Mój telefon milczał. Trochę zniechęcona całą sytuacją trafiłam na stronę www.careerlinklehighvalley.orgJest to instytucja odpowiadająca naszemu PUPowi :), czyli Powiatowemu Urządowi Pracy. Bardzo polecam każdemu, kto bezowocnie zmaga się z poszukiwaniami pracy w USA, odnalezienie podobnego miejsca w pobliżu siebie. Kilka warsztatów i rozmów z konsultantami uświadomiło mi, gdzie popełniam błąd. Kluczem było odpowiednio skrojone resume! Pamiętam, kiedy na pierwszej konsultacji pokazałam swoje cv ze zdjęciem(!) w europejskim formacie, pani popatrzyła się na mnie jakbym była z innej planety! Tylko dla przypomnienia w Europie konstrukcja życiorysu opiera się na systemie kolumnowym. Po lewej stronie dane i daty, po prawej opisy. No i to zdjęcie!!! Tutaj to już prawdziwa poprawność polityczna. Umieszczanie swojej fotografii nie jest zabronione, ale też nie jest w dobrym tonie. Wielu ekspertów od zarządzania zasobami ludzkimi twierdzi, że pojawienie się zdjęcia na resume wiąże się z ujawnieniem szczegółów dotyczących naszego wieku, rasy, płci, religii, orientacji seksualnej, a nawet stopnia upośledzenia. To z kolei może mieć wpływ na proces zatrudniania i jest nielegalne. Warto zatem zastanowić czy zdjęcie na dokumencie przyniesie nam więcej korzyści czy strat. Jeśli ktoś będzie mocno zainteresowany naszym wyglądem zerknie na profil w LinkedIn, ale o tym za moment.  Ja zrezygnowałam z załączania mojego wizerunku na życiorysie.
Poniżej przedstawiam Wam prawidłową strukturę cv w wersji amerykańskiej. Oczywiście nie należy się jej sztywno trzymać, ale jedynie wzorować.
Jak widać układ jest nieco inny. Należy zacząć od swoich danych teleadresowych, ich wyśrodkowanie nie zaszkodzi całej konstrukcji. Obok podstawowych informacji o adresie i telefonie, warto dodać link do swojego profilu na LinkedIn, jeśli się takowy posiada. Tutaj trzeba być jednak czujnym i najpierw sprawdzić i dokładnie wyedytować swoje treści, tak by wyglądało to zawodowo i profesjonalnie. Wszystkim ogromnie polecam aplikację LinkedIn, to świetne miejsce do wirtualnego networkingu, ma bardzo wiele funkcji i bardzo się przydaje w świecie biznesowym. Skoro jesteśmy już przy aplikacjach, koniecznie zwróćcie uwagę na ustawienie prywatności na swoich mediach społecznościowych. Dla zasady unikajcie publicznych postów dotyczących waszych poglądów politycznych, wyznania i innych wrażliwych tematów. Nie znaczy to oczywiście, że nie macie ich mieć, ale praca to praca i nie należy jej mieszać ze swoimi prywatnymi preferencjami. Dyplomacja i profesjonalizm ponad wszystko!

Professional summary to swego rodzaju wstęp, który nadaje ton całemu dokumentowi. Jego celem jest podsumowanie naszych najważniejszych zawodowych umiejętności. Tutaj powinny się znaleźć kompetencje, doświadczenie i wiedza, które chcemy zaproponować potencjonalnemu pracodawcy. Bardzo ważne jest, by każde resume traktować indywidualnie i zwłaszcza w tej jego części dopasować się do wymagań danego stanowiska. Jeśli więc staramy się o posadę asystenta to nacisk należy położyć przede wszystkim na zdolności organizacyjne. Na przykład:

An enthusiastic professional who possesses a considerable amount of knowledge regarding administrative and office procedures. A quick learner who can absorb new ideas and is experienced in planning, organizing and coordinating a wide range of clerical activities. An excellent team player with a proven ability to work proactively in a busy office environment

Highlights to z kolei miejsce nauwydatnienie naszych najważniejszych umiejśtności. Najlepiej jeśli czynimy to w formie punktów. Dzięki temu tekst jest czytelny, a pracodowaca bez trudu może odnaleźć interesujące go predyspozycje.

- bilingual (speaks fluent English and Polish) 
- working knowledge of Internet (SMM) and MS Office Suites 
- clerical (typing, data entry, document processing, record keeping, phone usage) 
- public relations
- customer service
- well organized, oriented to details
- ability to follow directions and procedures
- strong communication skills
- dependable and reliable
- effective problem solving 

Experience to oczywiście część poświęcone naszym dokonaniom zawodowym. Wymieniamy miejsce pracy i przepracowane lata. W tej sekcji również jest zalecane, by używać punktorów. Sięgajmy do 10 lat wstecz.

Education czyli spis szkół, do których uczęszczaliśmy. Jeśli wasza edukacja była poza granicami USA, warto skorzystać z pomocy firm specjalizujących się w uwierzytelnionych tłumaczeniach dokumentów szkolnych i przeliczaniu ocen na kredyty koledżowe. Można też wyliczyć sobie GPA czyli Grade Point Average. Jest to średnia naszych ocen z egzaminów końcowych. Mnie przeliczono to w centrum Career Link. Amerykański system edukacyjny znacznie różni się od polskiego. Studia wyższe są bardzo drogie. Wielu rodziców zakłada fundusze edukacyjne tuż po narodzeniu dziecka. Częściej można tu spotkać osoby z tytułem licencjata (Bachelor's Degree). Dlatego naprawdę warto dokonać tych przeliczeń. Wtedy nasze szanse na zatrudnienie znacznie wzrosną. 

Additional Information to sekcja, gdzie można podzielić się swoimi osiągnięciami i sukcesami. Wskazane jest używanie czasowników aktywnych, takich jak: stworzyć, prowadzić, usprawnić, zarządzać. Tutaj również można umieścić listę swoich warsztatów i szkoleń, które mogą mieć związek z przyszłym stanowiskiem, a także poinformować o naszej pracy wolontaryjnej.

Dzięki seminariom w Career Link i spotkaniom z pracownikami HR (działu kadr), poznałam również kilka bardzo ważnych zasad pisania życiorysu:
- bądź oryginalny (out of the box)
- wiedz czego chcesz i do czego dążysz
- postaw sobie jasny cel
- czcionka Times New Roman 
- rozmiar czcionki 11
- czarny druk
- informacje na góra dwóch stronach
- treść dokładnie sprawdzona, bez najmniejszej pomyłki
- resume ZAWSZE skrojone pod daną ofertę pracy

Jeśli macie kłopot ze znalezieniem odpowiednich słów, by opisać swoje umiejętności i dotychczasowe doświadczenie, polecam stronę www.onetonline.org. W prawym górnym rogu znajdziecie wyszukiwarkę occupation search. Tutaj należy wpisać intersujący nas zawód, a wtedy pojawią się na ekranie wszelkiego rodzaju kompetencje związane z daną profesją wraz z opisami.

Pomysłów na swoje resume jest wiele. Niektóre są lepsze, inne mniej trafione. Uwagę zwracają na pewno te oryginalne. Czytałam ostatnio o dziewczynie Stephanie Florence, która chciała znaleźć pracę w NYC. Na swoim standardowym dokumencie umieściła kod QR. Mieścił się pod nim prawie dwuminutowy filmik, na którym dziewczyna opowiedziała o swoich umiejętnościach i zainteresowaniach. Jej pomysł okazał się bardzo skuteczny. Dostała pracę w jednej z renomowanych agencji pr w Nowym Jorku. 

Najtrudniej jest zacząć. Potem jest już naprawdę łatwiej. Proces zatrudniania jest w USA bardzo przejrzysty. Mówimy oczywiście o legalnym podjęciu pracy. Ostatnio wpadła mi w ręce polska gazeta "Abecadło" wydawana w New Jersey. Po jej lekturze wyłonił mi się niestety smutny obraz Polaka w Ameryce. Powiało trochę fabułą z filmu "Szczęśliwego Nowego Jorku". Spytacie dlaczego? W części z ogłoszeniami moją uwagę zwrócił ogrom osób chętnych podjąć pracę jako pomoc przy osobie starszej lub do sprzątania. Czy rzeczywiście wciąż tak jest, że Polacy w USA traktowani są jako obywatele drugiej kategorii, czy też może sami boją się sięgnąć po więcej? Skłaniałabym się jednak ku tej drugiej wersji. W samej Pensylwanii poznałam wielu rodaków, którzy mają dobre prace, piękne domy i wiodą spokojne szczęśliwe życie. Poszczęściło im się? Na pewno, ale też mieli odwagę, by zrobić coś więcej. Na ten temat można by było jeszcze długo dywagować. Pozostawię go jednak na prywatne refleksje.

W kolejnej części napiszę jak przygotować się do tzw. screening interview, czyli 15-sto minutowej rozmowy, która ma na celu odsiać nieodpowiednich kandydatów, pozostawiając osoby do kolejnego konkretniejszego etapu.



Zatem do piór i do klawiatur!