Sunday, November 22, 2015

Asystentka znalazła pracę.... nie taką jakiej szukała!


Witajcie! Znów po dłuższej niż zakładana przerwie wracam do blogowania. Mimo szczerych chęci i mnóstwa wątków do poruszenia, okoliczności czasowo-organizacyjne nie sprzyjały niestety. Nadeszła jednak listopadowa niedziela, jesienne sporty się pokończyły i znalazło się trochę czasu na ogarnięcie rozbieganych myśli i oto jestem i piszę.

Zatem, po nieco przydługawym wstępie, wracam do tematu poszukiwań pracy biurowej w charakterze asystentki. Jak pamiętacie ostatni wpis zakończył się informacjami o wstępnej rozmowie kwalifikacyjnej czyli tzw. screening interview. Przesłuchanie tego typu nie trwa długo i na jego efekty również nie trzeba długo czekać. Ja otrzymałam telefon z zaproszeniem do kolejnego etapu dwa dni po rozmowie.

Okazało się, że spośród bardzo wielu kandydatów ubiegających się o stanowisko asystenta, na drugą część procesu rekrutacyjnego zostały zaproszone tylko dwie osoby. W szczęśliwej dwójce znalazłam się JA! 



Przygotowania do pierwszej części sesji rekrutacyjnej dotyczyły najważniejszych aspektów mojego profilu zawodowego. Teraz przyszedł czas na szczegóły. 

Ponieważ zakres obowiązków administracyjnych jest bardzo szeroki, mogłam z góry się spodziewać bardzo różnorodnych pytań, zarówno technicznych jak i interpersonalnych.
Moją rozmowę przeprowadzały trzy osoby zadając mi pytania naprzemiennie. Każda z nich notowała moje odpowiedzi na papierze.



Najważniejsza rzecz, o jakiej należy pamiętać na początku takich przygotowań, to podzielenie naszych umiejętności na twarde i miękkie (hard and soft skills).



Co nieco o hard skills...

Jeśli w naszych dokumentach aplikacyjnych umieściliśmy informacje na temat obsługi biura oraz poszczególnych programów komputerowych, możemy się spodziewać szczegółowych pytań z tego zakresu. Poniżej kilka przykładów:

- Jaka jest ostatnia wersja MS Office, którą obsługiwałeś?

- Podaj przykłady pracy, do której wykorzystywałeś Excel? Czy potrafisz stworzyć arkusz      kalkulacyjny od podstaw i zadać w nim formuły?

- Jak sobie radzisz z prezentacjami w Power Point? Jakiego rodzaju multimedia wykorzystywałeś w przeszłości?

- Czy potrafisz przygotować Mail Merge w Wordzie?

Ja przygotowując się do pytań o obsługę Microsoft Office korzystałam  z filmików instruktażowych zamieszczonych w internecie. Odświeżenie było naprawdę konieczne ponieważ na codzień nie posługiwałam się wszystkimi funkcjami tych programów. Poniżej znajdziecie to, co mnie przyszło z pomocą.

WORD         

Z kolei TUTAJ można znaleźć już same testy z zakresu MS Office.

W pracy asystenckiej bardzo ważne jest również pisanie na klawiaturze, czyli typing. Bardzo łatwo sprawdzić, gdzie jesteśmy z naszymi umiejętnościami odwiedzając stronkę z testami takimi jak te:






Jeśli zakres naszych obowiązków będzie obejmował organizację podróży dla naszego przełożonego, możemy spodziewać się pytań w stylu:

- Jak oceniasz swoje umiejętności koordynowania podróży służbowych?

- Planowałeś podróże krajowe czy międzynarodowe?

- Czy miałeś jakieś kłopoty z organizacją wizy, jeśli tak jak je rozwiązałeś?

- Czy byłeś odpowiedzialny za przetwarzanie raportów wydatków służbowych?


Soft skills...


Nie mniej ważnymi cechami są te miękkie czyli soft skills. Ich zakres najlepiej pokazuje poniższa ilustracja.



Typowe pytania, których tutaj możemy się spodziewać to:

- Jak sobie radzisz ze stresem i organizacją czasu?

- Opowiedz o czasie kiedy musiałeś zarządzać wieloma projektami jedocześnie. Jak do tego podszedłeś i jak priorytetyzowałeś swoje zadania?

- Jaki jest najbardziej interesujący projekt, przy którym asystowałeś?

- Jak sobie radziłeś z kontaktami z klientami w imieniu swojego przełożonego?

- Opowiedz o swoim doświadczeniu z najbardziej kłopotliwym klientem.

- Co powiedziałby o tobie twój poprzedni szef?

- Opisz swoje relacje z poprzednim przełożonym.

- Jakie wartości uważasz najcenniejsze w pracy asystenta?

- Jaka forma komunikacji firmowej odpowiada ci najbardziej?

- Opisz środowisko pracy, w którym najlepiej ci się pracuje.


Podczas mojej rozmowy pojawiła się większość tych pytań. Dodatkowo zapytano mnie o to, gdzie najbardziej lubię spędzać wakacje. Odpowiedziałam, że w Polsce. :).

Dla złapania całości obrazu przedstawiam tabelę twardych i miękkich umiejętności.



Moja rozmowa kwalifikacyjna trwała prawie godzinę. Następnie zostałam poproszona do sali komputerowej, gdzie dano mi 30 minut na wykonanie kilku poleceń. Między innymi napisanie mema, w celu sprawdzenia moich umiejętności pisania, a także mail merge w Wordzie i kilka formuł w Excelu.



Po 90 minutach byłam wolna. Infomacje o rezultach tej rozmowy miałam otrzymać do końca trwajacego wtedy tygodnia.

Po kilku dniach zadzwoniła do mnie pani dyrektor, dla której miałam pracować. Pracy niestety nie dostałam. Zazwyczaj osoby, które są odrzucane otrzymują grzeczny list z działu kard. Tym razem pani postanowiła zadzwonić do mnie i przekazać mi osobiście rezultaty mojej rozmowy. Powiedziała, że moja osoba bardzo im się spodobała, ale mój brak doświadczenia (!!!) na rynku amerykańskim spowodował, że wybrali kogoś kto był o nie bogatszy. To był bardzo miły gest z jej strony. Oprócz słów otuchy, dodała jeszcze kilka zdań motywujących, bym się nie poddawała i aplikowała na kolejne pojawiające się oferty. Takiego typu zachowanie jest typowo amerykańskie. Nie sądzę by gdziekolwiek indziej ktoś zadałby sobie trud i zadzwonił do kandydata, którym nie jest zainteresowany, by go zmotywować do dalszych poszukiwań pracy. Jednocześnie pojawia się taka smutna refleksja, że przybywający do USA emigranci, zawodowo zaczynają z zupełnie innego pułapu. Zupełnie nie liczy się to, że w Polsce nasze papiery są bardzo mocne i mamy duże doświadczenie w wykonywanej pracy. W Stanach "nieamerykański magister" zaczyna często od pracy o wiele poniżej swoich kwalifikacji. 

W moim przypadku los chyba zrobił swoje. Dwa miesiące później zainteresowałam się posadą w Library Media Center w tym samym dystrykcie szkolnym. Proces rekrutacji był jednoetapowy. Przesłuchiwały mnie również trzy osoby, a rozmowa trwała niecałe 20 minut. Na jej koniec wręczyłam moim rozmówcom dwa bardzo mocne listy referencyjne, które okazały się kluczem do mojego zatrudnienia.


Udało się i teraz mam pracę, z której jestem ogromnie zadowolona! Daje mi ona nie tylko satysfakcję, ale jest również doskonałą równowagą dla mojego życia prywatnego. Pracuję 6 godzin dziennie w otoczeniu książek, ebooków i ciekawych ludzi. Mam czas dla swojej rodziny, a co najważniejsze wakacje mam wolne!



Na koniec tej notatki chciałabym podkreślić jak ważne w amerykańskiej kulturze rekrutacyjnej jest wysyłanie kart lub emaili z podziękowaniami za przeprowadzoną rozmowę, bez względu na jej wynik i tuż po jej przeprowadzeniu.  W internecie można znaleźć wiele cennych przykładów, a oto jeden z nich:


Dear..........,

Thank you for taking the time to speak with me today about .................. position with .................................. It was a pleasure meeting with you, and I truly enjoyed learning more about the role and the company.

After our conversation, I am confident that my skills and experiences are a great match for this opportunity. As we discussed, I believe my background in ............... and ..................... and my ability to ........................................ will serve me well in working for ........................

I am very enthusiastic about the possibility of joining ........................team and would greatly appreciate a follow-up as you move forward with the hiring process. If you need any further information, please do not hesitate to contact me by email or phone. Thanks again, and I hope to hear from you in the near future.

Best regards,
........................





Jeśli macie jakieś pytania dotyczące poszczególnych aspektów procesu rekrutacyjnego, piszcie proszę. Poświęciłam wiele czasu przygotowaniom do moich rozmów i chętnie podzielę się swoim doświadczeniem. Pozdrowienia!